Outlook: Snad dokonalá šablona out-of-office (automatická odpověď (mimo kancelář))?

Pokud používáte emaily i pracovně, jistě jste si aktivovali funkci automatická odpověď (mimo kancelář), neboli (v angličtině) out-of-office auto-reply. Byli jste spokojeni po celou dobu s jejím obsahem/sdělením?

V průběhu posledních let jsem neustále vylepšoval obsah textu pro funkci automatická odpověď (mimo kancelář). Vždy několikrát za rok jsem ji vylepšoval dle aktuální potřeby, která vznikla. Teprve dnes po tolika letech bych mohl říci, že jsem s jeho podobou spokojen a obsahuje vše co potřebuji.

 

 

Nejprve si ukážeme, jak by onen text šablony mohl vypadat …

 

Vzor textu out-of-office (automatická odpověď (mimo kancelář))

Dobrý den, děkuji vám za váš email. / Hello, thank you for your email.

právě jsem / I am
[. ] mimo kancelář z důvodu dovolené, nebo státního svátku / out of the office due to vacation or public holiday
[x] mimo kancelář z důvodu služební cesty / out of the office due to business travel
[. ] nemocný / on sick leave
[. ] na schůzce, nebo školení / on meeting or training

emaily / e-mails
[. ] nebudou přečteny / will not be read
[x] budou přečteny se zpožděním / will be read with delay.

do / until: 1.9.2022.

V době mé nepřítomnosti kontaktujte ServiceDesk, nebo příslušný tým / Please contact ServiceDesk, or the appropriate team during my absence

ServiceDesk phone: +420 600123456
ServiceDesk email: [email protected]
ServiceDesk portal: https://servicedesk.firma.cz

Team email: [email protected]

 

 

Co by měla obsahovat šablona automatická odpověď z důvodu nepřítomnosti?

Text automatické odpovědi by měl obsahovat následující:

  • jsem mimo kancelář,
  • proč,
  • na jak dlouho,
  • jestli budu číst emaily a reagovat opožděně, či nebudu reagovat vůbec po dobu nepřítomnosti,
  • kdo zastupuje danou osobu v nepřítomnosti, kontakt na tento zástup, ideálně i více kontaktů (třeba na celý tým).

 

Text můžete vložit do Outlooku celý a pak jen přepínat „stavy“ dle aktuální situace. Výhodou pak je, že text máte stále připravený a nemusíte hledat nikde původní vzor a opětovně jej do Outlooku vkládat.

 

Proč tolik zbytečností?

Osobně si nemyslím, že je to zbytečnost … jednak co zde popisuji, je moje vlastní zkušenost a taktéž v některých případech šlo o zkušenost externích subjektů, jak z pohledu zákazníků, tak dodavatelů.

Není pak nic hloupějšího, když jako zákazník s urgentním problémem napíšete na daný kontakt a dozvíte se, že dotyčný „čerpá dovolenou“ a to je vše co jste se dozvěděli …

 

 

Michal Zobec

Michal Zobec Senior IT Consultant, Project Manager ZOBEC Consulting

Nechte vzkaz