Musí být faktura podepsaná? Častý omyl, který stále přežívá

V praxi se pořád objevuje názor, že podnikatel musí před odesláním zákazníkovi fakturu „orazítkovat a podepsat“. Někteří to dokonce považují za povinnost, bez které je faktura neplatná. Tento názor vychází z dávné praxe, ale dnes už neodpovídá platné legislativě – přesto se stále drží mezi živnostníky i některými účetními.

 

V praxi se pořád objevuje názor, že podnikatel musí před odesláním zákazníkovi fakturu „orazítkovat a podepsat“. Někteří to dokonce považují za povinnost, bez které je faktura neplatná. Tento názor vychází z dávné praxe, ale dnes už neodpovídá platné legislativě – přesto se stále drží mezi živnostníky i některými účetními.

 

Podpis faktury není povinnost – a dlouho už není

Skutečnost je jednoduchá – žádný platný český zákon nevyžaduje, aby vystavený daňový doklad nebo faktura byla podepsaná. Nejde ani o „dobrou praxi“, ani o zákonný standard. Je to prostě zažitý mýtus.

Toto platí nejen pro běžné papírové faktury, ale i pro moderní elektronické daňové doklady. Elektronická faktura může být odeslána bez jakéhokoliv podpisu a je plně v souladu s legislativou, pokud obsahuje povinné náležitosti.

Platí to pro tištěné i elektronické dokumenty

Někteří si myslí, že tištěná faktura musí mít podpis, zatímco elektronická ne. To je další omyl.

• Papírová faktura – podpis není povinná náležitost.
• Elektronická faktura – podpis není povinný a zákon dokonce počítá s tím, že se faktury běžně vystavují a posílají bez podpisu.

Elektronický podpis může být použit dobrovolně jako způsob zajištění „věrohodnosti původu“, ale rozhodně není vyžadován.

 

 

Jaké zákony to potvrzují

Níže jsou konkrétní ustanovení, která ukazují, že podpis není povinnou součástí faktury ani daňového dokladu:

Zákon o DPH (č. 235/2004 Sb.) – § 29

Zákon přesně určuje povinné náležitosti daňového dokladu. Mezi ně patří například identifikace dodavatele, DIČ, datum uskutečnění plnění, rozsah plnění, základ daně apod. Podpis vystavovatele v seznamu povinných údajů vůbec nefiguruje.

Zákon o účetnictví (č. 563/1991 Sb.) – § 11

Zákon stanovuje, že účetní jednotka musí mít u účetního dokladu podpisový záznam osob odpovědných za účetní případ a za jeho zaúčtování.
Důležité je:

• tento požadavek se týká interního účetního záznamu,
• nejde o povinnost podepisovat fakturu odesílanou zákazníkovi,
• podpisový záznam může být i elektronický, systémový nebo hromadný.

Tedy ani účetní předpisy nevyžadují podpis faktury vůči odběrateli.

Zákon o DPH – elektronické doklady (§ 26)

Zákon vyžaduje pouze, aby byl daňový doklad:

• čitelný,
• neporušený,
• a aby byla zajištěna věrohodnost původu.

Zákon k tomu nepředepisuje žádnou formu podpisu.